Cómo mejorar la productividad en el trabajo

El 80 % de las empresas saben que cuidar al trabajador mejora, de forma directa, su productividad y rendimiento, lo que a la vez proporciona otros beneficios tanto para la empresa como para el personal.

Según un estudio de Gallup, los empleados que trabajan desde casa tres o cuatro días a la semana tienen un 33 % más de probabilidades de ‘sentirse comprometidos’ y un 15 % menos de probabilidades de ‘sentirse no comprometidos’ que los que trabajan desde la oficina. Además, otro estudio de Forbes informó que los empleados que están comprometidos con su empresa tienen un 27 % más de probabilidades de lograr calificaciones de servicio “excelentes”.

Según los expertos de Meister, el teletrabajo será ya una modalidad habitual en nuestro día a día. Así lo confirma la consultora Randstad al señalar que el número de teletrabajadores ha aumentado más de un 200 % durante el 2020. «Es cierto que la pandemia ha provocado este cambio laboral, pero tras un año con esta modalidad, muchas empresas han valorado los beneficios de este formato», añade Michael Hollauf, CEO de la tecnológica Meister, que reivindica la necesidad de cuidar el bienestar del trabajador ofreciendo herramientas eficientes para mejorar la productividad y generar menos estrés.

Además del estrés laboral que en ocasiones es producido por la sensación que sufre el profesional por no disponer de recursos para la realización de su trabajo. También, es necesario destacar que el multitasking es otro de los enemigos de la productividad. Como han confirmado científicos de la Universidad de Stanford, el cerebro no puede procesar más de una cadena de información al mismo tiempo, con lo que el entorpecimiento del trabajo no solo lo bloquea, sino que lo sabotea. En el cambio de una tarea a otra existe una pérdida importante de esfuerzo que puede llegar a alcanzar hasta un 60%.

¿Cómo gestionar a los ladrones del tiempo?

Trabajar en multitasking o multitarea, no tener una correcta planificación, no saber delegar y procrastinar son los principales ‘ladrones’ del tiempo a los que nos enfrentamos en la sociedad actual. Si no se prioriza, no hay espacio para la atención o la concentración, por lo que corremos el riesgo de reducir nuestra productividad.

Consejos fundamentales para combatir el estrés laboral y fomentar la productividad, el bienestar y el rendimiento de los trabajadores.

1.- Desconectar antes de conectar

Una de las causas más frecuentes es la mala utilización de los dispositivos tecnológicos y la imposibilidad de poder desconectarnos del mundo virtual. Todo el mundo se distrae a veces, esa es la naturaleza humana. Pero si las distracciones están afectando a la productividad laboral, eso ya es un problema. Un estudio de CareerBuilder confirmó que, según el 52 % de los jefes, los móviles eran el mayor ‘asesino’ de la productividad laboral. Internet, los dispositivos tecnológicos y las redes sociales le siguieron de cerca. La hiperconectividad afecta a la creatividad y a la productividad, ya que provoca que la mente esté continuamente activa, y le impide tomar esas pausas necesarias para su descanso. Es aconsejable limitar las horas de conexión para no depender tanto del uso de los dispositivos móviles y no perder tiempo.

2.- Ofrecer a los trabajadores las herramientas adecuadas

Parece una obviedad, pero si los empleados no están equipados con las herramientas de productividad adecuadas, no funcionarán con la misma eficiencia. Las herramientas que necesitan principalmente son:

• Herramientas de colaboración y productividad.
• Herramientas de comunicación.
• Herramientas de seguimiento del tiempo.

Las herramientas de colaboración y productividad ayudan a trabajar juntos de manera eficiente, estén o no en la misma ubicación. Pueden hacer que el trabajo en equipo sea más eficiente y que los proyectos funcionen sin problemas. Esta categoría incluye herramientas de administración de tareas como MeisterTask, Trello y Asana, así como herramientas para crear contenido en conjunto, como Google Workspace.

Asimismo, las herramientas de comunicación ayudan a los integrantes del equipo a mantenerse en contacto entre sí, con los clientes y con las partes interesadas como pueden ser el correo electrónico, WhatsApp y Slack.

Por último, las herramientas de control del tiempo permiten realizar un seguimiento de cuánto tiempo se dedica a cada tarea y cómo mejorar la eficiencia. ZoomShift es un ejemplo de una herramienta de seguimiento del tiempo. También se puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto y las escalas de tiempo, asegurando que todo esté bien encaminado, con diagramas de Gantt o la función Timeline.

3.- Potencia la motivación

La motivación y la productividad están estrechamente entrelazadas. La razón es simple: los trabajadores motivados son más productivos. Por lo tanto, si se desea que los empleados sean lo más productivos posible, se deben motivar y eliminar los ‘asesinos de la motivación.

Primero, se debe identificar a los asesinos de la motivación. Los más comunes son:

• Estrés por exceso de trabajo o falta de apoyo.
• Falta de oportunidades de desarrollo profesional.
• Sentirse infravalorado.
• Empleados negativos que deprimen a todos.

4.- Adiós multitasking: hola concentración

Una práctica garantizada: evitar el multitasking. Trabajar por bloques, ya sea unas horas o unos pocos días, realizando los descansos necesarios y bloqueando el tiempo necesario en la agenda para desarrollar esa tarea y terminarla eficientemente. Prolongarla en el tiempo provoca grandes pérdidas de concentración y esfuerzo. Solo así el tiempo empleado será más productivo y eficiente. En definitiva, mejorar la productividad no es trabajar más, sino hacerlo mejor.

5.- Fomentar el bienestar

Todos somos más eficaces y productivos cuando su salud física y mental está bien cuidada. Por lo tanto, vale la pena abogar por iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo.

Muchas de estas estrategias también son aplicables a los trabajadores remotos, y el bienestar es particularmente importante, y más ahora con la pandemia actual.

Por último, es evidente que el aumento de la productividad no sucederá de la noche a la mañana. Pero si se siguen estas recomendaciones pronto se verán resultados y beneficios para todas las partes.